Fiche de renseignement du locataire

Publié le 27 septembre 2024 par Morane Valleau, rédactrice web pour Zelok

FH

Certifié par Fabrice Houlé, expert immobilier locatif et GLI

Le locataire qui s’intéresse à un logement va tout d’abord remplir une fiche de renseignement. Cette dernière permet au professionnel de l’immobilier de commencer à récolter les données dont il va avoir besoin pour évaluer sa solvabilité. Que doit-elle contenir, quelles sont les obligations légales en matière de protection des données personnelles… Zelok fait le point.

Contenu de la fiche de renseignement locataire

Identité et composition du foyer

La vérification de l’identité du locataire et de sa capacité à régler le loyer et les charges chaque mois font partie des obligations du professionnel de l’immobilier. La fiche de renseignement du locataire est un document clé dans le processus de location. Elle permet de récolter les données utiles à l’évaluation du dossier de location et également de rassurer le propriétaire bailleur. 

Cette fiche doit contenir les informations précises concernant l’identité du ou des locataires et la composition du foyer qui occupera le logement. 

• Identité personnelle : nom, prénom, date de naissance…
• Coordonnées : adresse actuelle, numéro de téléphone, adresse mail.
• Composition du foyer : nombre de personnes qui vivront dans le logement.

Situation professionnelle et financière 

La fiche de renseignement locataire indique également la situation professionnelle du ou des futurs occupants. 

• Situation professionnelle : type de contrat (CDI, CDD, indépendant, retraité, sans emploi), poste occupé, employeur actuel, ancienneté dans le poste.
• Revenus mensuels : salaire net, primes éventuelles, autres sources de revenus (allocations, pension…). 

Ces données permettront au professionnel de la location d’effectuer la vérification de solvabilité. Elles devront bien sûr être justifiées par la constitution d’un dossier locataire complet.

Fiche renseignement locataire : les bonnes pratiques

Collecte des informations et du dossier locataire

Pour accéder à un logement, le candidat locataire doit au préalable créer un dossier de location. La liste des pièces justificatives qu’un agent immobilier a le droit de demander est strictement encadrée par la loi Alur. Certaines données ne doivent pas être récoltées (relevés de comptes bancaires, certificat médical…). 

Jusqu’à récemment, il s’agissait de scanner l’ensemble de ses documents pour justifier son identité (pièce d’identité), ses revenus (contrat de travail, avis d’imposition, bulletins de salaire…) et sa capacité à régler un loyer (quittances…). Une méthode laborieuse pour les locataires mais également peu sécurisée. L’envoi par mail ou le dépôt de photocopies papiers en agence ne protègent pas contre les risques d’usurpation d’identité. 

Aujourd’hui c’est beaucoup plus simple puisqu’il existe des plateformes en ligne spécialement conçues pour déposer son dossier de location de façon sûre et rapide. 

C’est le cas de Zelok, qui va même plus loin en proposant la création d’un dossier locataire numérique en 5 minutes. Grâce aux technologies de partage sécurisé de données personnelles, il n’y a plus aucun justificatif à déposer manuellement.

Respect de la confidentialité 

La gestion des données personnelles des locataires implique une responsabilité légale et éthique. Cela inclut : 

• une transparence concernant l’usage des informations récoltées ;
• d’indiquer clairement la durée pendant laquelle elles seront conservées ;
• d’informer le locataire de ses droits d’accès, de rectification et de suppression de ses données personnelles. 

Le stockage des informations confidentielles sur les locataires doit également être sécurisé, avec un accès restreint aux seules personnes en charge de l’étude du dossier. 

Les professionnels de l’immobilier doivent respecter le RGPD (le règlement général sur la protection des données). Pour rassurer leurs clients et se protéger, ils ont tout intérêt à utiliser des outils métiers. 

→  Zelok accompagne les professionnels de la location dans la gestion de leurs dossiers 

Utilisation et vérification des données 

Les données fournies via la fiche de renseignement locataire et le dépôt du dossier sont utilisées par l’agent immobilier dans le cadre de l’étude de solvabilité. L’objectif pour lui étant d’éviter les risques d’impayés de loyer, en choisissant un profil dont les ressources sont sûres et suffisantes. 

Les étapes : 

• Contrôle de l’identité : vérification des pièces d’identité présentées et de leur validation, comparaison avec les informations fournies dans le formulaire de renseignement du locataire ;
• Validation des justificatifs de revenus : vérification et contrôle de l’authenticité des pièces du dossier de location ; 

Contrôle des références auprès de l’employeur, si nécessaire.

F.A.Q